ZJZ/CX-26 样品管理程序

### 1. 目的
为了对样品的接收、流转、贮存、处置以及样品的识别等各个环节实施有效的控制，保证检测样品的代表性、有效性和完整性，确保样品满足检验检测要求，并为客户保密，特制定本程序。
### 2. 适用范围
本程序适用于本站实验室各类检测样品的接收、流转、贮存、处置等管理。
### 3. 职责
3.1 样品管理员：负责样品的收发、标识、符合性检查、加密、分发、贮存、移交等，负责根据样品标识，下达检测任务，负责检测备样的保管和处置。
3.2 检验检测人员：负责样品检验检测以及在检验检测过程中样品的识别、传递、制备、处置等。
### 4. 程序内容
4.1 样品的接收
4.1.1 检验检测样品由样品管理员统一接收，任何人不得直接对外承接检验检测样品。
4.1.2 样品管理员应在送样人在场的情况下，一同对样品进行以下符合性检查，并如实填写ZJZ-JL 11-1任务委托单  ，送样人应签字确认。以任何形式收讫的样品，均应填写委托单，并在备注中说明委托内容（包括转运、暂存或任何其他目的）禁止仅有样品，没有单据的情况。
•样品包装、标志及外观是否完好； 
•对照检验检测委托协议等检查样品的名称、样品数量、外观状态等内容是否一致；
•样品是否损坏。若检验检测样品有异常，或对检验检测方法规定的条件有所偏离时，样品管理员应如实反映情况。当对样品是否适合检验检测有疑问时，应及时向委托方或送样人员询问，要求进一步说明，并由委托方或质量负责人提出处理意见。样品管理员应在ZJZ-JL 11-1任务委托单 记录有关说明及处理意见。
4.1.3 样品符合性检查后，样品管理员应作好样品登记，确定样品唯一性编号，并将样品标识固定在样品上。
4.1.4 特殊样品应检查使用的包装或容器是否可能造成样品的特性变异，同时应与客户商定测后样品的处理方式。在接收样品时，应记录异常情况。
4.1.5 当对样品是否满足检测要求有疑问时，或对样品与所提供的清单不符合时，应及时询问客户，得到进一步的说明并记录讨论内容，如遇到专业业务方面的问题应及时和实验室室主任、技术负责人联系并妥善解决，并将特殊情况如实填写 ZJZ-JL 11-1任务委托单 。
4.1.6 委托方修改或取消检测任务委托：应有书面申请，明确申请人身份、联系方式，禁止仅以电话口头传达修改或取消检测任务，防止生产事故。
4.2 样品的标识
4.2.1 样品标识由样品唯一性编号和样品测试状态标识组成，并在检验检测整个期间保留该标识。
4.2.2 样品标识的编号规则如下：
•环境监测样品编号由 “XXXX（年代号）”+“XXX（项目编号）”+“XXXXX（顺序号）” ，例如：202421000001。
环境监测实验室项目编号：201-作业废水，202-生活污水，203-地表水，204-地下水，205-环境空气及无组织排放，206-废气，207-噪声，208-含油污泥，209-泥浆固化，210-随钻不落地，211-土壤，212-磺前废水，106-回注水。
•油田化学实验室样品编号由“XXXX（年代号）”+“XXX（项目编号）”+“XXXXX（顺序号）”，例如：202010100001。
油田化学实验室项目编号：101-钻井液，102-固井，103-酸压，104-防腐，105-其他。
•油气产品室样品编号规则由“XXXX（年代号）”+“XXX（项目编号）”+“XXXXX（顺序号）” ，例如：202031000001。
油气产品实验室项目编号：                                          
￮原油项目号：310-原油，311-原油含水，312-原油有机氯，313-原油密度，314-原油酸值，315-原油机械杂质，316-原油含盐，317-交接温度下的蒸汽压，318-原油基属。
￮天然气项目号：320-天然气，321-天然气（长输管道），322-天然气组成，323- 硫化氢， 324-水露点，326-总硫含量，327-烃露点。
￮液化石油气项目号：330-液化石油气，331-液化石油气总硫，332-液化石油气总硫（认证）。
￮稳定轻烃项目号：340—稳定轻烃；341-硫含量
￮原油常规项目号：350-原油分析，352-原油族组分，353原油粘温曲线，354-原油硫化氢，355-原油析蜡点，356-原油馏分。
￮油田水项目号：360-油田水分析。
￮润滑油：项目号：370-柴油机油，371-工业闭齿轮油，372-涡轮机油，373-液压油，374-有机热载体，375-变压器油，376-溶解气体含量，377-汽油机油，379-冷冻机油，380-油膜轴承油。
￮其它：项目号：391-助剂有机氯，392-工业硫磺（固体），395-工业硫磺（液体），382-脱硫剂评价。
4.2.3 样品标识包含样品的名称、编号、规格和状态等，样品标识上的文字必须清晰可见。样品标识应明示在样品较醒目且不影响正常检验检测的位置。
4.2.4 样品测试状态标识分为“待检”、“在检”和“已检”三种。样品初始测试状态“待测”由样品管理员标识。客户委托样品的备样应在标签上标注“备样”标识，经过分样处理后留存的样品应在标签上标注“留样”。
4.2.5 在检验检测过程中检验检测人员根据样品测试状态在样品测试状态框中作相应的标记，并有明显的区域区分。
4.3 样品的流转
4.3.1 常规样品（包括油气产品、环境监测、固井水泥浆、酸化压裂液等样品），样品管理员进行样品符合性检查、标识和登记后，编制ZJZ-JL 26-1 生产任务单，将检验检测任务下达至专业室班组长，并尽快通知领取样品。
4.3.2 特殊样品（钻井液助剂、阳光筛选评价样品等需要进行特殊处理的样品），样品管理员先对样品进行加密处理，即张贴样品标签，样品唯一性编号作为唯一标识，客户委托的或原有样品的信息及标签清理干净，确保样品上没有保留原客户记录的信息和明显特征。再由样品管理员对样品进行分样处理，按照四等分法进行充分混合均匀样品，混匀后从样品中取出满足检验检测用量的一份装入统一样品袋作为“待检”，其余标记“留样”标识留存。分样后的样品张贴样品标签，采用统一样品袋或样品瓶进行盛放。分样完成后，样品管理员填写样品登记表，记录时间、分样人、样品重量等信息。
4.3.3 特殊样品贮存在专用库房内，专用库房仅样品管理员及其授权者有权进入，出入库房填写ZJZ-JL 32-1 关键区域人员出入登记表。
4.3.4 专业室班组长查看样品标识是否与生产任务单相符，在ZJZ-JL 26-1 生产任务单和ZJZ-JL 26-2 样品流转单和样品标签签字确认。专业室班组长根据ZJZ-JL 26-1 生产任务单分发任务到检验检测岗位。
4.3.5 样品按检测项目工作流程流转，流转过程中的岗位人员填写ZJZ-JL 26-2 样品流转单。样品流转过程中，除样品编号需转移和样品测试状态需标识外，任何情况下不能随意更改样品编号。
4.3.6 样品在制备、测试、传递过程中应加以防护。样品如遇到意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向质量负责人汇报，立即与客户联系。
4.3.7 如果检测人员发现样品不适用于检测、样品与提供的说明不符、对所要求的检验检测规定不够详细时，检验检测人员上报技术负责人，由技术负责人同委托方确认，并要求进一步予以说明，相关过程应作好记录。
4.3.8 钻井液样品检测完成并已经出具检验检测报告且经过三级审核后，检验检测人员将剩余的检测样品交还至样品管理员，油化剂专业钻井液样品填写ZJZ-JL 26-4 样品登记表。
4.4 样品的贮存
4.4.1 已经完成检测的样品、备样以及客户委托质量检测站处置的样品应分类存放，样品管理员负责保持样品贮存间清洁、干燥、通风、无腐蚀的环境，并对贮存环境条件加以保持和监控。
4.4.2 钻井液助剂和环境监测的备样、已检样品需要妥善保存在专用库房内，应按样品的保管条件进行存放，以备补充检测或复检使用。
4.4.3 已检样品严格按照留样保存期限进行保存，其中油田化学专业中钻井液助剂和水泥浆样品留样时间为3个月；油气产品专业中样品留样时间为1个月，交接站点原油样品留样时间为24小时；润滑油样品留样时间为3个月。环境监测固体样品留样时间为3个月，液体样品留样15天。客户对留样期有特殊要求的与客户协商达成一致后执行；特殊样品留样期限可根据实际情况适当延长。
4.4.4 要求在特定环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件。易爆、易燃和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标记。
4.5 样品的处置和销毁
4.5.1 样品保存期满后，对过期留样进行处置：
•客户要求返还的样品，由样品管理员联系客户，剩余样品由客户带回（超申诉期的样品，即报告正式发布15日后，可由客户回收）。
•客户要求实验室自行处置的样品由样品管理员填写ZJZ-JL 26-3 样品处置申请表，报质量负责人批准，委托有资质的第三方进行处理。注意处理过程中不得污染环境。
4.5.2 样品处置申请表中填写的信息应能根据送样时间或编号或批号溯源样品流向。
4.6 样品的保密
4.6.1 样品管理遵循保密规定。样品流转过程中，实验检测员应对样品的保密承担责任。
4.6.2 样品在受检过程中不允许未经站长授权人员参观，样品不允许带离检测场所。如有特殊需要将样品带离的，须经站长同意，并做好样品清单和交接人等签字记录。
4.6.3 对样品的保密，执行ZJZ-CX-2 保护客户秘密和所有权程序。
4.7 备样的启用
    实验室接到客户（工程技术管理部）签署的复检通知后，由实验室、石油工程监督中心至少三人共同开启备样，填写ZJZ-JL 26-5 备样启封确认表，进行复检工作。
### 5. 支持文件
ZJZ-CX-2 保护客户秘密和所有权程序
### 6. 记录
ZJZ-JL 11-1任务委托单 
ZJZ-JL 26-1 生产任务单
ZJZ-JL 26-2 样品流转单
ZJZ-JL 26-3 样品处置申请表
ZJZ-JL 26-4 样品登记表
ZJZ-JL 26-5 备样启封确认表
ZJZ-JL 32-1 关键区域人员出入登记表