ZJZ/CX-18 记录管理程序

### 1. 目的
为规范本站各类记录管理，保证质量记录和技术记录能为管理体系运行的有效性提供客观证据，检验检测原始记录能复现检验检测过程。
### 2. 适用范围
适用于本站管理体系运行和检验检测工作中的各种质量记录和技术记录。
### 3. 职责
3.1 技术负责人：负责技术记录格式的批准。
3.2 质量负责人：负责组织质量记录和技术记录的编制和设计，负责质量记录的批准。
3.3 实验室室主任：负责本室质量记录和技术记录的编制和设计。
3.4 检验检测人员：负责参与本岗位质量记录和技术记录的编制和设计。
3.5 资料管理员：负责质量记录和技术记录的存档和管理。
### 4. 程序内容
4.1 记录的分类
4.1.1 质量记录是管理体系活动中所形成的记录，包括但不限于以下方面：
•质量监督记录；
•内部审核和管理评审记录； 
•纠正和预防措施记录； 
•投诉处理记录； 
•管理体系文件控制记录； 
•服务和供应商记录； 
•合同评审记录； 
•分包记录； 
•质量控制及其评审记录； 
•仪器设备使用、维护、运行检查和自校记录； 
•人员培训和考核记录。
4.1.2 技术记录是指技术运作过程中产生的记录，包括但不限于以下方面：
•方法确认、方法验证记录； 
•新项目评审记录；
•各类检验检测原始记录(包括采样记录)； 
•实验室间比对或能力验证记录。
4.1.3 以上质量记录和技术记录可以采用纸质或电子形式。电子形式以实验分析管理系统里的记录为准。
4.2 记录的要求
4.2.1 记录格式的设计要遵循“信息简洁足够、可溯源复现”的原则，应准确全面反映出质量管理活动或技术运作活动。
4.2.2 每种记录格式应该具有唯一性名称和文件编号，编号规则执行ZJZ-CX-10 文件控制和维护程序，名称应该与记录的实际内容和任务相关，以便识别每种记录使用的对象和任务，防止表格误用。
4.2.3 记录应使用钢笔或签字笔填写，要求字迹端正、清晰。
4.2.4 应在各类活动中及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或抄填。
4.2.5 检验检测原始记录应完整地记录标准方法、规范中规定的信息， 包括检验检测条件、检验检测过程、计算公式、数据处理、检验检测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保检验检测过程的可复现性。记录中还应包括检验检测人员和校核人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“／”标记。
4.2.6 检验检测原始记录不得涂改。当记录中出现错误时，应在错误的数据上划一横线(不得覆盖原有记录的可见程度)，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有更改人签名或盖章。
4.2.7 对于检验检测过程中的异常情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内。
4.2.8 保存在计算机和自动化仪器设备中的数据管理执行ZJZ-CX-24 数据和信息管理程序。
4.2.9 检验检测原始记录数据，记录测量数据时，检测数据的有效位数应与技术标准准确度要求相符，数值修约规则按GB/T 8170执行，只保留一位可疑数字。
4.2.10 检验检测人员应根据标准方法、规范要求对原始记录作必要的数据处理，记录应由填写人（检测人）、审核人或批准人在相应位置签名。
4.2.11 检验检测报告结果执行ZJZ-CX-29 结果报告管理程序。
4.3 记录的收集、保存、借阅和销毁管理
4.3.1 本站编制《质量记录汇编》和《技术记录汇编》，按照ZJZ-CX-10 文件控制和维护程序对其管理。
4.3.2 人员和仪器设备档案、 检验检测能力档案、分包实验室档案， 本站法律地位及组织机构的文件， 最高管理者、质量负责人、技术负责人任命文件， 本站质量监督员、内审员、授权签字人聘任文件， 本站历次发布的质量手册、程序文件、操作规程、实施细则等文件都应长期保存。
4.3.3 各种记录由综合管理室资料管理岗进行分类、归档保存，记录应有标识、名称、归档日期、保存日期等。
4.3.4 存储在电子媒体中的记录应采取备份和日志记录措施，避免原始信息或数据的丢失或改动。除执行本程序外，还应执行ZJZ-CX-24 数据和信息管理程序。
4.3.5 对于收集的各种记录，资料管理员应及时登记存档记录，填写ZJZ-JL 10-1 收文登记表，以方便检索查阅。可对外公布的信息，可将其放置在实验分析管理系统中，便于客户检索查询或授权查询。
4.3.6 质量记录和记录记录保存期为6年，环境监测室的质量记录和技术记录永久保存。当国家法律法规或由上级部门对文件的管理要求为长期保存的，执行国家法律法规或上级部门要求。
4.3.7 存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。
4.3.8 因工作需要借阅记录和复制记录须填写ZJZ-JL 10-5 文件借阅登记表，经质量负责人批准后， 由资料管理员进行办理。 借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还资料管理员。
4.3.9 存放记录的场所或资料室应采取保密措施，无关人员不可随意进入查看记录。
4.3.10 外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经站长或最高管理者批准。
4.3.11 保存的记录如超过保存期，由资料管理员提出销毁申请， 经质量负责人批准后，由资料管理员交油田公司档案馆统一销毁，并填写ZJZ-JL 10-4 质量体系文件回收、销毁登记表。
4.4 记录的修改和保持
4.4.1 所有人员使用的记录应确认为最新有效版本，如采用最新发布的记录汇编中的格式。
4.4.2 实验室室主任和综合管理室资料管理岗负责收集各种记录使用过程中存在的问题，必要时对记录的格式进行修改，执行ZJZ-CX-10 文件控制和维护程序。
### 5. 支持文件
ZJZ-CX-10 文件控制和维护程序
ZJZ-CX-24 数据和信息管理程序
ZJZ-CX-29 结果报告管理程序
### 6. 记录
ZJZ-JL 10-1 收文登记表
ZJZ-JL 10-4 质量体系文件回收、销毁登记表
ZJZ-JL 10-5 文件借阅登记表