ZJZ-CX-10 文件控制和维护程序

### 1. 目的
为了对质量体系文件实施有效控制，确保各场所质量体系文件使用其有效版本，防止误用作废文件，特制定本程序。
### 2. 适用范围
本程序适用于本站质量体系的所有文件（包括内部制订和来自外部的文件）的编制、审批、发放、修改、归档管理等环节的控制。
### 3. 职责
3.1 最高管理者：负责质量手册、程序文件的批准。
3.2 技术负责人：负责组织程序文件的修订、审核。操作规程、技术记录表格、实施细则的批准。
3.3 质量负责人：负责组织质量手册的修订、审核。质量记录文件的批准。
3.4 实验室主任：负责参与体系文件的修订，按工作需求提出修订需求、落实修订内容。
3.5 资料管理员：负责质量体系文件的保管、标识、发放、借阅、归档、作废处理等工作。
### 4. 程序内容
4.1 文件控制的范围
4.1.1 本站文件控制范围包括内部文件和外来文件。
4.1.2 内部文件：质量手册、方针声明、程序文件（或规章制度）、作业指导书和记录表格、会议记录、通知、计划（规划、策划）、方案等。
4.1.3 外来文件：法律、法规、标准、设备说明书、软件或系统操作手册、公开出版的资料或书籍、引用的外部资料性文献及客户提供的方法或资料等。
4.1.4 文件可承载在各种载体上，可以是数字存储设施（如U盘、硬盘、光盘等），或是模拟设备（如磁带、录像机、录像带等），还可以采用缩微胶片、纸张、相纸等。
4.2 文件分类及编号说明
4.2.1 文件的分类
A类文件（为各类内部文件的格式汇编）包括：质量手册，程序文件，实施细则（作业指导书），操作规程，质量记录汇编、技术记录汇编及其他内部文件。
B类文件包括：技术标准，随机配备的设备说明书（直接在原件上进行盖章、编号控制），法律法规及其他外部文件。
C、F类文件：为设备档案，其中C类为主设备档案，F类为辅助设备档案。
D类文件—检验、检测、监测报告。
E类文件—原始记录。
4.2.2 A类文件分类及编号说明
编   号：A＋年代号＋文件名拼音大写首字母+顺序号。
受控号：编号＋分发序号组成。
文件名：质量手册：ZLSC，程序文件：CXWJ，操作规程：CZGC，实施细则：SSXZ，质量记录汇编：ZLJLHB。
年代号：体系文件版本发布的年代。
顺序号：出现多个不同文件时增加如操作规程、实施细则，只有一个文件时不加顺序号如质量手册、程序文件。
分发序号说明：用01,02……表示，表示本记录为第01,02……本。
例如：
程序文件编   号：A2019CXWJ，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代）。
程序文件受控号：A2019CXWJ-01，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代），第1本。
操作规程编   号：A2019CZGC001，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代）,001为第一台设备操作规程。
操作规程受控号：A2019CZGC001-01，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代），001为第一台设备操作规程，第1本。
4.2.3 B类文件分类及编号说明
B类文件受控号：B+文件名拼音大写首字母+分室号+顺序号+序号。
文件名：技术标准：JSBZ，说明书：SMS，法律法规：FLFG，外部文件：WBWJ
分室号：1：油田化学室，2：环境监测室，3：油气产品室， 4：润滑油室。
顺序号： 从001开始依次往下编号。
序   号： 从01开始依次往下编号。
例如：环境监测室的技术标准《水质 化学需氧量的测定 快速消解分光光度法HJ/T399-2007》
文件受控号：BJSBZ3001-01，
B：B类文件，JSBZ：技术标准，3：环境监测室，001：第一份标准，01：第1本。
4.2.4 C类、F类文件分类及编号说明(设备档案编号)
油田化学实验室主设备编号：ZL-YTC-XXX，辅助设备编号：ZL-YTF-XXX。
环境监测实验室主设备编号：ZL-HJC-XXX，辅助设备编号：ZL-HJF-XXX。
油气产品实验室主设备编号：ZL-YQC-XXX，辅助设备编号：ZL-YQF-XXX。
润滑油实验室主设备、辅助设备按照油气产品实验室主要设备、辅助设备编号规则管理。
ZL-代表质量检测站
YT-代表环油田化学实验室，HJ-代表环境监测实验室,YQ-代表油气产品实验室
C-代表主设备，F-代表辅助设备
设备编号中XXX-代表本室设备顺序号，以“001，002……”表示。
例如：环境监测室PH计设备编号为：ZL-HJC-001
4.2.5 D类文件分类及编号说明
D 类文件：检验、检测、监测报告
报告编号：NO.D+XXXX（年代号）+XXX（项目编号）+XXXX（序列号），例如：NO.D20202100001。
项目编号规则：
1.油田化学实验室项目编号：101-钻井液，102-固井，103-酸压，104-防腐，105-其他。
2.环境监测实验室项目编号：201-作业废水，202-生活污水，203-地表水，204-地下水，205-环境空气及无组织排放，206-废气，207-噪声，208-含油污泥，209-泥浆固化，210-随钻不落地，211-土壤，212-磺前废水，106-回注水。
3.油气产品室项目编号：
•原油报告项目号：310-原油，311-原油含水，312-原油有机氯，313-原油密度，314-原油酸值，315-原油机械杂质，316-原油含盐，317-交接温度下的蒸汽压，318-原油基属。
•天然气项目号：320-天然气，321-天然气（长输管道），322-天然气组成，323- 硫化氢， 324-水露点，326-总硫含量，327-烃露点。
•液化石油气项目号：330-液化石油气，331-液化石油气总硫，332-液化石油气总硫（认证）。
•稳定轻烃项目号：340-稳定轻烃，341-硫含量。
•原油常规项目号：350-原油分析，352-原油族组分，353原油粘温曲线，354-原油硫化氢，355-原油析蜡点，356-原油馏分。
•油田水项目号：360-油田水分析。
•油田化学剂项目号：391-助剂有机氯，392-工业硫磺，382-脱硫剂评价。
4.润滑油室项目编号：370-柴油机油，371-工业闭齿轮油，372-涡轮机油，373-液压油，374-有机热载体，375-变压器油，376-溶解气体含量，377-汽油机油，379-冷冻机油，380-油膜轴承油。
4.2.6 E类文件分类及编号说明
E类文件：原始记录编号
原始记录包括：原始记录封面、委托书、任务通知单、采样记录（送样单）、样品流转单、检测前后检查记录、检测项目原始记录等。
原始记录报告编号：NO.E+XXXX（年代号）+XXX（项目编号）+XXXX（序列号）
项目编号、年代号、序列号说明同4.2.5。  
4.2.7 其他文件分类及编号说明                        
•单项程序文件控制编号：质量检测站拼音缩写/程序文件拼音缩写+顺序号组成，如：ZJZ/CX-10。
•单项质量记录控制编号：质量检测站拼音缩写/记录拼音缩写+程序文件顺序号+记录顺序号组成，如：ZJZ/JL 05-1。
•单项操作规程/实施细则/作业指导书控制编号：质量检测站拼音缩写/细则拼音缩写+分室缩写+顺序号组成，如：ZJZ/SSXZ-101。YH代表油田化学室，HJ代表环境监测室，YQ代表油气产品室，RH代表润滑油室。
4.3 文件的编制、审核和修改
4.3.1 质量手册、程序文件、实施细则、记录表格等文件由质量负责人组织实验室室主任编写，由资料管理员统一编号。
4.3.2 质量负责人负责组织质量体系文件审核。质量负责人负责质量记录的审批。技术负责人负责技术文件的审批。最高管理者负责质量手册、程序文件的审批。
4.3.3 检验检测人员、室主任根据实际运行情况，提出修改建议填写ZJZ-JL 10-3 文件修改申请表，由质量负责人组织实验室室主任及相关人员论证，批准后实施。
4.3.4 文件修改后，由质量负责人填写对应文件的修改履历表ZJZ-JL 10-9记录修改履历，并在修改的15个工作日内组织相关人员宣贯。
4.4 文件的接收、发放和借阅
4.4.1 综合管理室负责上级单位、评审机构及法律法规等文件的收发，当收到外来文件和发放内部文件时，填写ZJZ-JL 10-1 收文登记表。
4.4.2 经过批准后的文件，由资料管理员加盖“受控”、“非受控”印章后发放，填写ZJZ-JL 10-2 质量体系文件发放台帐，保证有关人员使用有效版本的文件。
4.4.3 当需要借阅质量管理体系文件时，申请人填写ZJZ-JL 10-5 文件借阅登记表，经质量负责人同意后，资料管理员办理。
4.4.4 借阅的受控文件不得涂改、外借或复制，确保文件的清晰、易于识别。
4.4.5 当文件发生文改或换版时，借出的非受控文件版本不通知文改或换版。
4.4.6 文件和资料妥善保管、不丢失、不损坏、不泄密。体系文件存档数本纸质文件，电子文档上传网站方便职工随时学习和使用。
4.5 文件的换版与作废
4.5.1 文件经多次更改或需大幅度修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。
4.5.2 换版质量体系文件发布后，由资料管理员收回所有作废文件，填写ZJZ-JL 10-4 质量体系文件回收、销毁登记表。
4.5.3 从所有发放和使用场所及时撤出失效和作废的文件，必要保留的作废文件加盖“作废”印章，确保防止误用。
4.5.4 作废的质量体系文件由资料管理员组织统一回收，经质量负责人审批后销毁，填写ZJZ-JL 10-4 质量体系文件回收、销毁登记表。为积累知识而保存的作废文件，须加盖“作废”印章并隔离存放。
4.6 文件的查新和保持
4.6.1 本站体系文件中所引用的外部标准、记录未标注年代号的均为最新有效版本。资料管理员建立标准台账，填写ZJZ-JL 10-8 检测标准台账，质量负责人组织实验室室主任每季度进行查新一次，及时更换有效版本，填写ZJZ-JL 10-6 查新记录。
4.6.2 受控文件必须定期审核。在每年的内审过程中，质量负责人组织相关人员对现有质量管理体系文件进行审核（文件审核一般由内审组组长审核），对质量管理体系运行的有效性、适用性和满足要求等方面的内容进行审查，填写ZJZ-JL 10-7 文件审核计划-文件审核表，该记录作为体系文件修订的依据。质量负责人将文件审核情况提交管理评审，由最高管理者做出修改或换版的决定。
### 5. 支持文件
ZJZ-CX-18 记录管理程序
### 6. 记录
ZJZ-JL 10-1 收文登记表
ZJZ-JL 10-2 质量体系文件发放台帐
ZJZ-JL 10-3 文件修改申请表
ZJZ-JL 10-4 质量体系文件回收、销毁登记表
ZJZ-JL 10-5 文件借阅登记表
ZJZ-JL 10-6 查新记录
ZJZ-JL 10-7 文件审核计划-文件审核表
ZJZ-JL 10-8 检测标准台账
ZJZ-JL 10-9记录修改履历