**1\. 目的**

为了对质量体系文件实施有效控制，确保各场所质量体系文件使用其有效版本，防止误用作废文件，特制定本程序。

**2\. 适用范围**

本程序适用于本站质量体系的所有文件（包括内部制订和来自外部的文件）的编制、审批、发放、修改、归档管理等环节的控制。

**3\. 职责**

3\.1 最高管理者：负责质量手册、程序文件的批准。

3\.2 技术负责人：负责组织程序文件的修订、审核。操作规程、技术记录表格、实施细则的批准。

3\.3 质量负责人：负责组织质量手册的修订、审核。质量记录文件的批准。

3\.4 实验室主任：负责参与体系文件的修订，按工作需求提出修订需求、落实修订内容。

3\.5 资料管理员：负责质量体系文件的保管、标识、发放、借阅、归档、作废处理等工作。

**4\. 程序内容**

**4\.1 文件控制的范围**

4\.1\.1 本站文件控制范围包括内部文件和外来文件。

4\.1\.2 内部文件：质量手册、方针声明、程序文件（或规章制度）、作业指导书和记录表格、会议记录、通知、计划（规划、策划）、方案等。

4\.1\.3 外来文件：法律、法规、标准、设备说明书、软件或系统操作手册、公开出版的资料或书籍、引用的外部资料性文献及客户提供的方法或资料等。

4\.1\.4 文件可承载在各种载体上，可以是数字存储设施（如U盘、硬盘、光盘等），或是模拟设备（如磁带、录像机、录像带等），还可以采用缩微胶片、纸张、相纸等。

**4\.2 文件分类及编号说明**

**4\.2\.1 文件的分类**

A类文件（为各类内部文件的格式汇编）包括：质量手册，程序文件，实施细则（作业指导书），操作规程，质量记录汇编、技术记录汇编及其他内部文件。

B类文件包括：技术标准，随机配备的设备说明书（直接在原件上进行盖章、编号控制），法律法规及其他外部文件。

C、F类文件：为设备档案，其中C类为主设备档案，F类为辅助设备档案。

D类文件—检验、检测、监测报告。

E类文件—原始记录。

**4\.2\.2 A类文件分类及编号说明**

编 号：A＋年代号＋文件名拼音大写首字母\+顺序号。

受控号：编号＋分发序号组成。

| 文件名：质量手册：ZLSC，程序文件：CXWJ，操作规程：CZGC，实施细则：SSXZ，质量记录汇编：ZLJLHB。年代号：体系文件版本发布的年代。顺序号：出现多个不同文件时增加如操作规程、实施细则，只有一个文件时不加顺序号如质量手册、程序文件。分发序号说明：用01,02……表示，表示本记录为第01,02……本。 |
| --- |

例如：

程序文件编 号：A2019CXWJ，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代）。

程序文件受控号：A2019CXWJ\-01，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代），第1本。

操作规程编 号：A2019CZGC001，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代）,001为第一台设备操作规程。

操作规程受控号：A2019CZGC001\-01，说明：A类文件，2019年版本（当前版本发布的年代），001为第一台设备操作规程，第1本。

**4\.2\.3 B类文件分类及编号说明**

B类文件受控号：B\+文件名拼音大写首字母\+2\+顺序号\+序号。

| 文件名：技术标准：JSBZ，说明书：SMS，法律法规：FLFG，外部文件：WBWJ顺序号： 从001开始依次往下编号。序 号： 从01开始依次往下编号。 |
| --- |

例如：环境监测室的技术标准《水质 化学需氧量的测定 快速消解分光光度法HJ/T399\-2007》

文件受控号：BJSBZ3001\-01，

B：B类文件，JSBZ：技术标准，3：环境监测室，001：第一份标准，01：第1本。

**4\.2\.4 C类、F类文件分类及编号说明(设备档案编号)**

环境监测实验室主设备编号：ZL\-HJC\-XXX，辅助设备编号：ZL\-HJF\-XXX。

| ZL\-代表质量检测站HJ\-代表环境监测实验室C\-代表主设备，F\-代表辅助设备设备编号中XXX\-代表本室设备顺序号，以“001，002……”表示。 |
| --- |

例如：环境监测室PH计设备编号为：ZL\-HJC\-001

**4\.2\.5 D类文件分类及编号说明**

D 类文件：检验、检测、监测报告

报告编号：NO.D\+XXXX（年代号）\+XXX（项目编号）\+XXXX（序列号），例如：NO.D20202100001。

| 项目编号规则：环境监测实验室项目编号：201\-作业废水，202\-生活污水，203\-地表水，204\-地下水，205\-环境空气及无组织排放，206\-废气，207\-噪声，208\-含油污泥，209\-泥浆固化，210\-随钻不落地，211\-土壤，212\-磺前废水，106\-回注水。 |
| --- |

**4\.2\.6 E类文件分类及编号说明**

E类文件：原始记录编号

原始记录包括：原始记录封面、委托书、任务通知单、采样记录（送样单）、样品流转单、检测前后检查记录、检测项目原始记录等。

原始记录报告编号：NO.E\+XXXX（年代号）\+XXX（项目编号）\+XXXX（序列号）

项目编号、年代号、序列号说明同4\.2\.5。

**4\.2\.7 其他文件分类及编号说明**

* 单项程序文件控制编号：质量检测站拼音缩写/程序文件拼音缩写\+顺序号组成，如：ZJZ/CX\-10。
* 单项质量记录控制编号：质量检测站拼音缩写/记录拼音缩写\+程序文件顺序号\+记录顺序号组成，如：ZJZ/JL 05\-1。
* 单项操作规程/实施细则/作业指导书控制编号：质量检测站拼音缩写/细则拼音缩写\+顺序号组成，如：ZJZ/SSXZ\-01。

**4\.3 文件的编制、审核和修改**

4\.3\.1 质量手册、程序文件、实施细则、记录表格等文件由质量负责人组织实验室室主任编写，由资料管理员统一编号。

4\.3\.2 质量负责人负责组织质量体系文件审核。质量负责人负责质量记录的审批。技术负责人负责技术文件的审批。最高管理者负责质量手册、程序文件的审批。

4\.3\.3 检验检测人员、室主任根据实际运行情况，提出修改建议填写[ZJZ\-JL 10\-3 文件修改申请表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/PeyVwWh3Xic8uYkX5FgcKvEPnPf)，由质量负责人组织实验室室主任及相关人员论证，批准后实施。

4\.3\.4 文件修改后，由质量负责人填写对应文件的修改履历表，并在修改的15个工作日内组织相关人员宣贯。

**4\.4 文件的接收、发放和借阅**

4\.4\.1 综合管理室负责上级单位、评审机构及法律法规等文件的收发，当收到外来文件和发放内部文件时，填写[ZJZ\-JL 10\-1 收文登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/VEDWw0Kmhiit7ykYCpIc3DN0n7c)。

4\.4\.2 经过批准后的文件，由资料管理员加盖“受控”、“非受控”印章后发放，填写[ZJZ\-JL 10\-2 质量体系文件发放台帐](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/PONzwWRHIizkvwkQFVUcyXo3nle)，保证有关人员使用有效版本的文件。

4\.4\.3 当需要借阅质量管理体系文件时，申请人填写[ZJZ\-JL 10\-5 文件借阅登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/DoCWwRVSAiqtAskIDxdcvI7vnDb)，经质量负责人同意后，资料管理员办理。

4\.4\.4 借阅的受控文件不得涂改、外借或复制，确保文件的清晰、易于识别。

4\.4\.5 当文件发生文改或换版时，借出的非受控文件版本不通知文改或换版。

4\.4\.6 文件和资料妥善保管、不丢失、不损坏、不泄密。体系文件存档数本纸质文件，电子文档上传网站方便职工随时学习和使用。

**4\.5 文件的换版与作废**

4\.5\.1 文件经多次更改或需大幅度修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。

4\.5\.2 换版质量体系文件发布后，由资料管理员收回所有作废文件，填写[ZJZ\-JL 10\-4 质量体系文件回收、销毁登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NnMLwGp2piJcjIkmsYDc4bbqnkb)。

4\.5\.3 从所有发放和使用场所及时撤出失效和作废的文件，必要保留的作废文件加盖“作废”印章，确保防止误用。

4\.5\.4 作废的质量体系文件由资料管理员组织统一回收，经质量负责人审批后销毁，填写[ZJZ\-JL 10\-4 质量体系文件回收、销毁登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NnMLwGp2piJcjIkmsYDc4bbqnkb)。为积累知识而保存的作废文件，须加盖“作废”印章并隔离存放。

**4\.6 文件的查新和保持**

4\.6\.1 本站体系文件中所引用的外部标准、记录未标注年代号的均为最新有效版本。资料管理员建立标准台账，填写[ZJZ\-JL 10\-8 检测标准台账](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/MkvVwP3kYihCJIklPkdcXVfOnzd)，质量负责人组织实验室室主任每季度进行查新一次，及时更换有效版本，填写[ZJZ\-JL 10\-6 查新记录](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NNUewoAmZiBaxoknwJBcLX8un4Z)。

4\.6\.2 受控文件必须定期审核。在每年的内审过程中，质量负责人组织相关人员对现有质量管理体系文件进行审核（文件审核一般由内审组组长审核），对质量管理体系运行的有效性、适用性和满足要求等方面的内容进行审查，填写[ZJZ\-JL 10\-7 文件审核计划\-文件审核表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NaUqwmcukiLHfOkRjXdcuwbinNd)，该记录作为体系文件修订的依据。质量负责人将文件审核情况提交管理评审，由最高管理者做出修改或换版的决定。

**5\. 支持文件**

[ZJZ\-CX\-18 记录管理程序](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/SsG1w8CiYijnW9kL1q2caXF0n5b)

**6\. 记录**

[ZJZ\-JL 10\-1 收文登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/VEDWw0Kmhiit7ykYCpIc3DN0n7c)

[ZJZ\-JL 10\-2 质量体系文件发放台帐](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/PONzwWRHIizkvwkQFVUcyXo3nle)

[ZJZ\-JL 10\-3 文件修改申请表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/PeyVwWh3Xic8uYkX5FgcKvEPnPf)

[ZJZ\-JL 10\-4 质量体系文件回收、销毁登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NnMLwGp2piJcjIkmsYDc4bbqnkb)

[ZJZ\-JL 10\-5 文件借阅登记表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/DoCWwRVSAiqtAskIDxdcvI7vnDb)

[ZJZ\-JL 10\-6 查新记录](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NNUewoAmZiBaxoknwJBcLX8un4Z)

[ZJZ\-JL 10\-7 文件审核计划\-文件审核表](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/NaUqwmcukiLHfOkRjXdcuwbinNd)[表](https://pqsuhhq8yu6.feishu.cn/wiki/SaA5wINMqiIqyikYehScUpCjngh)

[ZJZ\-JL 10\-8 检测标准台账](https://xcnsokjbpkss.feishu.cn/wiki/MkvVwP3kYihCJIklPkdcXVfOnzd)

ZJZ-CX-10 文件控制和维护程序